Nachweise zur Sozialversicherung müssen geführt und aufbewahrt werden, bisher war es oft ein Mix aus Papierordnern, PDF-Dateien, E-Mail-Anhängen oder Scans im Dokumentenmanagementsystem (DM). Ab 2027 gilt:
Die Unterlagen müssen komplett digital vorliegen
Sie müssen nach Ordnern getrennt dem einzelnen Beschäftigten zugeordnet sein
und für die Betriebsprüfung digital bereitstehen (sog. „euBP“)
Befreiung bis 31. Dezember 2026 möglich
Die Pflicht gilt schon seit 2022, aber wer sich noch bis 31. Dezember 2026 beim (zuständigen) Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung (DRV) befreien lässt, muss Dokumente erst ab 2027 digitalisieren, nicht noch rückwirkend ab Januar 2022. Haben Sie also ggf. noch keine Befreiung, stellen Sie jetzt noch den Antrag.
So organisieren Sie die Unterlagen
Sie können eine digitale Personalakte (lesbar als pdf, jpeg, bmp, png oder tiff) oder eine zertifizierte Lohnsoftware nutzen. Wichtig ist, dass die DRV alle prüfungsrelevanten Nachweise eines Beschäftigten ohne lange Suche nachvollziehen kann, das heißt:
Ablageort alle Unterlagen zentral an einem Ort
Auffindbarkeit jederzeit auffindbar, sofort bereitstellbar
Zuordnung eindeutig nach Mitarbeiter und Zeitraum
Prüfform digitale Prüfung (euBP) mit Datenübermittlung
Für die Ordnerstruktur und die Bereitstellung an den Prüfdienst bedeutet das:
EINE eigene Datei je Unterlage, lesbar als pdf, jpeg, bmp, png oder tiff
Sprechende Ablagestruktur und sprechender Name mit Art der Unterlage, Zeitraum,
maximal 64 Zeichen, keine Sonderzeichen. Beispiel:Unternehmen > Jahr > Mitarbeiter > Unterordner für Abrechnungen, Meldungen, Verträge, Nachweise
Dateiname: 2026-11 PersNr12345 SV-Meldung Anmeldung.pdf
GoBD-konforme Speicherung, daher reicht kein klassisches Dokumentenmanagement-System (DMS), weil die Unterlagen unveränderbar gespeichert werden müssen und die abgelegten Unterlagen ab 2027 klar, einheitlich und nachvollziehbar strukturiert sein müssen, mit klaren Zugriffsrechten und definierten Aufbewahrungsfristen versehen sein müssen.
Betroffene Unterlagen (Auszug, vollständige Liste siehe § 8 Absatz 2 BVV)
Typische Beispiele je nach Beschäftigungsverhältnis:
Arbeitsvertrag, wesentliche Arbeitsbedingungen
Nachweise zu Versicherungspflicht/-freiheit/-befreiung, Immatrikulationsbescheinigung, Rentenbescheid oder bei Minijobbern Antrag auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht (mit Eingangsdatum)
Erklärungen von Minijobbern/kurzfristig Beschäftigten über weitere Beschäftigungen
Arbeitserlaubnis, Aufenthaltstitel, Staatsangehörigkeitsnachweise, wenn für die Beurteilung nötig
Nachweise zu Entsendung und grenzüberschreitender Beschäftigung
Nachweis über Elternschaft und Kinderzahl für die Pflegeversicherung
Unterlagen und Bescheid aus einem Statusfeststellungsverfahren
Arbeitszeitaufzeichnungen nach Mindestlohn- und Entsendegesetz
Erklärungen zu Pflegezeit oder zum Auszahlungsverzicht auf Entgeltansprüche
Meldungen an Sozialversicherung/Krankenkasse, die die Beitragsberechnung beeinflussen
Wie Sie jetzt vorgehen
Haben Sie schon eine Befreiung? Wenn nicht, beantragen Sie sie noch bis 31. Dezember 2026.
Prüfen Sie, ob der Anbieter die Daten der Entgeltabrechnung hinsichtlich der digitalen Betriebsprüfung euBP bereitstellen kann. Bei Anbietern wie DATEV, Lexware, ELO etc. ist das der Fall, sonst checken Sie hier Ihren Anbieter.
Verschaffen Sie sich einen Überblick, welche Unterlagen noch auf Papier vorliegen und holen Sie Dokumente künftig nur noch digital ein.
Simulieren Sie ggf. eine Betriebsprüfung und prüfen Sie, ob Unterlagen schnell gefunden, gelesen und exportiert werden können.
Wichtig: Sie tragen weiter die Verantwortung
Sie können die Verantwortung für die Entgeltunterlagen nicht an Ihre Steuerkanzlei abgeben, auch wenn diese die Lohnabrechnung erledigt. Die DRV ist die prüfende Stelle.
Musterschreiben zur Befreiung von der Pflicht zur elektronischen Führung der Entgeltunterlagen
Sehr geehrte Damen und Herren,
unser Unternehmen setzt für die Entgeltabrechnung die systemgeprüfte Software “[hier System ### eintragen]” ein. Damit kommen wir der Pflicht zur elektronischen Führung der Entgeltunterlagen nach § 9 Beitragsverfahrensverordnung (BVV) nach.
Für die begleitenden Entgeltunterlagen (§ 8 BVV) beantragen wir nach § 8 Abs. 3 BVV die Befreiung von der Pflicht zur elektronischen Führung bis zum 31.12.2026 und bitten um Ihre Bestätigung.
Adressieren Sie das Schreiben an den für Sie zuständigen Prüfdienst der Rentenversicherung. Sie finden die Angabe bspw. auch auf dem letzten Bescheid der Betriebsprüfung.
Weitere Infos zum Thema finden Sie bspw. hier: